Archiver un dossier externe

L'agent externe peut décider d'archiver directement un dossier qui lui a été soumis. Il notifie éventuellement une réponse justifiant l'archivage. Le dossier passe à l'état Archivé puis est classé dans le bureau Externe - Clos. Une note est alors ajoutée dans le bloc-notes du dossier pour tracer cette action.

L'archivage est généralement utile lorsque le dossier est renvoyé à l'agent externe, alors qu'il a déjà été traité. Le cas typique est celui où le contact écrit à l'agent externe pour le remercier de sa réponse. Ce nouveau message va avoir pour effet de réactiver le dossier qui était clos (il repasse dans le bureau des encours) et le renvoyer une nouvelle fois à l'agent externe.

Remarque : il est toujours possible de réactiver un dossier archivé, en cas d'erreur.

Depuis sa messagerie, l'agent externe sélectionne puis ouvre l'e-mail du dossier Unified à traiter.
L'agent externe clique sur Répondre, sans modifier le destinataire.
Il rédige une réponse (facultative) dans la zone correspondante.
Il saisit un x entre les crochets de l'option Archiver dans la zone Actions.

L'agent externe envoie son e-mail.